Cette chronique vise à aider les utilisateurs à mieux maîtriser différentes notions, qu'il s'agisse de logiciels, de systèmes informatiques ou autres, et ce, bien sûr, en français !


Bonne lecture !

PowerPoint 102: masquez-vous!

Dans la chronique précédente, nous avons débuté une présentation à l’aide des modèles de présentation.  Continuons en ce sens.  Mais avant de commencer à mettre en forme chacune des diapositives qui composeront la présentation, voyons comment bien préparer le terrain…

1)      Modifier le masque de la présentation

Le masque (lexique) d’une présentation PowerPoint est déjà partiellement organisé, car nous avons utilisé un modèle de présentation offert par ce logiciel.  C’est grâce à ce masque que vous pouvez répéter une information sur chaque diapositive sans avoir à l’inscrire chaque fois (idem si vous avez des corrections à apporter).  Vous me suivez ?  C’est un peu comme du papier à en-tête.  Cela permet en quelque sorte de « verrouiller » certaines informations, qu’on ne pourra plus modifier sans accéder préalablement au masque des diapositives.  Ainsi, vous pouvez apporter les modifications une seule fois dans le masque des diapositives et PowerPoint mettra à jour automatiquement les diapositives existantes et appliquera ce nouveau masque aux diapositives que vous ajouterez dans la présentation.

Afin d’accéder au masque des diapositives, vous devez demander à PowerPoint de l’afficher.  Pour cela, cliquez sur « Affichage » dans la barre de menus et choisissez « Masque des diapositives », qui est disponible dans la section « Masque » de ce menu déroulant.

Le masque des diapositives comporte déjà plusieurs « cases » où vous pouvez inclure de l’information qui est souvent utile dans une présentation PowerPoint.  Par exemple :  la date, le nom de l’organisme, le numéro de page, etc.

Vous n’avez qu’à cliquer dans chacune de ces cases pour y entrer l’information que vous souhaitez inscrire, si nécessaire.  C’est à cet endroit que vous pouvez modifier facilement la police de caractères du corps du texte ou des titres.  Cela sera appliqué automatiquement à chaque diapositive de votre présentation (sauf pour celles où vous aurez précisé de ne pas utiliser ledit masque – à voir dans une prochaine chronique).

Vous pouvez également bouger ces boîtes de texte pour les placer exactement là où vous le souhaitez.  Simplement glisser-déposer (truc vite-vite) les boîtes.  Vous pouvez ajouter des images, un logo, des lignes de séparation…  Laissez votre imagination vous guider, mais rappelez-vous que l’important est le contenu et non le contenant !

Pour notre présentation « démonstration », nous ajouterons tout d’abord une ligne horizontale et choisirons l’une des couleurs de la palette par défaut (lexique) de ce modèle.  Puis, nous ajouterons le logo de l’AMLFC.

Premièrement, cliquons sur le bouton « trait » dans la barre d’outils de dessin (elle peut se trouver au bas de l’écran, mais il est possible également qu’elle soit en haut).  Il faut ensuite cliquer où nous désirons que la ligne débute et maintenir simultanément enfoncés le bouton gauche de la souris et la touche Majuscule du clavier.  Pourquoi le « Majuscule » ?  Parce qu’ainsi, nous nous assurons que la ligne soit horizontale et non pas un peu croche (truc vite-vite).

Déplaçons donc la souris jusqu’à l’endroit où nous désirons que la ligne s’arrête et relâchons tout.  La ligne ainsi dessinée comporte les valeurs par défaut du logiciel (i.e. noire, simple, mince, etc.).  Nous allons modifier ces attributs en choisissant une ligne double, dont les deux composantes ont des épaisseurs différentes, et modifier également la couleur du trait en question.  Assurez-vous que la ligne soit toujours sélectionnée pour que les modifications se fassent.

Soit dit en passant, la fenêtre des couleurs est divisée en sections.  La couleur « Automatique » est habituellement le noir. La première ligne de cette section offre des choix de couleurs de la palette par défaut du modèle sélectionné.  Vous ne saviez pas que je parlais si bien le chinois, n’est-ce pas ? 

En termes plus clairs, la première ligne de choix de couleurs comprend des couleurs qui s’harmonisent avec celles du fond prédéfini du modèle, en l’occurrence ici : feuilles, roches, germe de blé, etc.  Il est donc probablement plus prudent de sélectionner vos couleurs dans cette ligne de choix afin que votre présentation soit agréable à regarder.  La 2e ligne de choix comprend des couleurs que vous avez récemment choisies.  C’est là que vous retrouverez le bleu azur que vous pourriez avoir choisi pour une autre diapo de la présentation.  Enfin, vous pouvez vous aventurer dans les deux autres choix, mais nous ne nous étendrons pas sur ce sujet pour l’instant.

Ajoutons un logo dans notre masque de présentation.  Pour ce faire, il faut sélectionner l’icône « Insérer une image à partir d’un fichier ».  Si vous êtes chanceux (ou que vous avez triché comme moi et l’avez ajouté J), vous avez cet icône dans votre barre d’outils et pouvez simplement cliquer dessus.  Autrement, cliquez sur « Insertion » du menu principal et choisissez « Image » puis « À partir du fichier… », ce qui vous amènera la même fenêtre de sélection.

À partir de cette fenêtre, simplement sélectionner le fichier que vous désirez insérer.  Dans le cas illustré ici, le fichier désiré se trouve dans « Mes documents » et non dans « Mes images » où le logiciel nous amène automatiquement.  Nous allons donc sélectionner « Mes documents » à gauche et ensuite nous rendre jusqu’au bon répertoire afin de sélectionner ledit fichier et finalement cliquer sur « Insérer ».

Nous nous retrouvons à nouveau au masque des diapositives qui contient maintenant le logo, lequel est beaucoup trop gros ici.  Cliquons donc sur un des 4 coins de l’image et réduisons ce logo pour qu’il ait une taille plus raisonnable.  Par défaut, PowerPoint ne permettra pas de changer les proportions de l’image (i.e. le rapport largeur-hauteur), ainsi l’image ne deviendra pas disproportionnée.

Ensuite, glissons-déposons le logo à l’endroit désiré et le tour est joué.  Le masque est à notre goût, nous pouvons donc passer à la mise en page de la présentation comme telle avec toute l’information que nous souhaitons y inclure.  Cliquons sur « Fermer » dans la mini-fenêtre « Masque » pour retourner aux diapositives et voir enfin le résultat final (le nôtre est ci-dessous).

Ne manquez pas la suite de cette chronique !  Nous continuerons à bâtir notre présentation PowerPoint en y intégrant de l’information sous toutes sortes de formes.
Les bonnes expressions de la semaine1
Prévisualisation
=
 Preview

Puce (dans une liste)
=
 Bullet
Supprimer 
=
 Delete (to)


« Effacer » signifie supprimer de façon permanente des informations enregistrées sur un support de stockage, l'espace libéré permettant l'enregistrement de nouvelles données. 

« Effacer » est donc différent de « supprimer » (to delete), en ce sens que les informations supprimées lors de l'opération de suppression demeurent récupérables avec un utilitaire, tant qu'elles n'ont pas été remplacées par d'autres, alors que celles effacées lors de l'opération d'effacement le sont de manière définitive.
Le « comment » de la semaine


Comment puis-je visionner un diaporama PowerPoint en gardant la flexibilité de transition des diapositives ?  Par exemple, je peux recevoir des fichiers PowerPoint qui, lorsque je les visionne, font défiler automatiquement les diapositives.  Comment procéder pour les faire défiler à ma guise ?

PowerPoint offre la possibilité d’enregistrer une présentation en format « Diaporama », ce qui gère, entre autres, le changement de diapositive (qui se fait automatiquement après un certain laps de temps, ou encore par un clic de souris ou en appuyant sur une touche du clavier).  Lors d’un diaporama, on ne voit à l’écran que les diapositives, une après l’autre, toutes les barres de menus étant cachées.  Le fichier en question porte alors l’extension « .pps » au lieu de « .ppt ».

Souvent, ces fichiers vous arrivent par courriel et vous avez l’automatisme de double-cliquer sur le fichier joint (on ne doit pas dire « attachement » !).  Au fait, assurez-vous d’avoir un bon antivirus, mis à jour régulièrement, et n’ouvrez pas de fichiers provenant de quelqu’un que vous ne connaissez pas.  Mais retournons à nos moutons…

Pour visionner le fichier sans tous ces frous-frous, simplement l’ouvrir dans PowerPoint au lieu de double-cliquer sur celui-ci.  Enregistrez-le sur votre disque dur (par exemple sur le « Bureau » pour le retrouver plus rapidement), ouvrez vous-même PowerPoint et ouvrez ensuite le fichier en question.

Vous pouvez ainsi le visionner avec le mode d’affichage de votre choix (voir chronique précédente) :  en mode normal, plan, diaporama (ce qui vous ramène au problème initial, mais là, c’est vous qui l’aurez voulu !), etc. Le mode « Diapositive », avec lequel on peut simplement passer d’une diapositive à l’autre, est celui que je préfère de loin !

Cela permet également de ne pas ouvrir les trames sonores qui peuvent être jointes à ce genre de fichier et qui ne plaisent pas toujours aux personnes qui les reçoivent.
Chronique rédigée par Caroline Désilets pour l'Association des médecins de langue française du Canada

1 Tiré du Grand dictionnaire terminologique de l'Office québécois de la langue française au http://www.granddictionnaire.com/