Octobre 2005, déjà la fin d'une première année de cette présidence axée sur le renouveau, tout en « veillant au bon grain et en favorisant la progression de notre évolution ». Six orientations avaient été proposées: À court terme, faciliter le recrutement par la base afin de nous faire bénéficier d'idées nouvelles; réviser les structures organisationnelles par une analyse critique portant aussi sur les ressources financières; favoriser l'esprit de collégialité afin de permettre à un plus grand nombre de prendre part au développement de l'Association. À moyen terme, nous souhaitions initier sans précipitation des changements organisationnels, favoriser un climat d'innovation et revoir la position de l'AMLFC vis-à-vis de ses partenaires sociaux.

Le Dr Jacques Étienne Des Marchais

Qu'avons-nous accompli jusqu'à maintenant?

Mai 2005: Le «Mot du président » dans L'actualité médicale de mai faisait état des caractéristiques des 100 premiers jours.

Intégrer les forces vives

Fin octobre 2004, on note l'arrivée de vingt nouveaux conseillers généraux et un renouveau à la présidence des comités suivants: formation médicale continue, services et finances. De plus, le comité des relations nationales et internationales bénéficie d'une nouvelle vice-présidente. Deux autres sous-comités ont vu le jour, le sous-comité des règlements et celui des aînés. En octobre 2005, neuf nouvelles recrues se sont jointes au Conseil général.

Favoriser un climat de collégialité

Nos sociétés contemporaines misent davantage sur la participation telle que le Bureau exécutif l'a adoptée. Le « plaisir de travailler ensemble » s'est développé progressivement. Malgré des réunions plus longues, la contribution active de tous a contribué à solutionner nombre de problèmes. Le même climat s'installe peu à peu au Conseil d'administration. Le grand bienfait constitue l'apport créatif et ingénieux des collègues débordants d'idées.

Augmenter la communication

Tous les mois, le « Mot du président » dans L'actualité médicale fait part de l'évolution de l'AMLFC, ce qui donne l'occasion de mieux nous définir sur la scène publique. Cette rédaction nécessite diverses recherches. Ainsi, à titre d'exemple, on constate en 2005 que proportionnellement, si l'on se fie à la distribution des médecins au Québec, le nombre de membres de l'AMLFC âgés de moins de 45 ans en est supérieur de 10 %. Cette chronique est à la fois un défi et une source unique de réflexion.

La lettre du président

Je me suis engagé à informer davantage les membres du Conseil général et ceux des comités sur les faits et gestes de l'Association. Certains peuvent la trouver longue... Pourtant, s'ils ne sont pas informés, les collègues reprochent souvent que tout se fait en vase clos. Je considère important de vous informer périodiquement. J'imagine que progressivement, tous s'habitueront à recevoir ces informations. À la fin de l'année 2005, sept lettres vous auront été adressées.

Les tables rondes

Trois tables rondes ont eu lieu: une sur la relation médecin-patient, une autre sur les maladies transmises par voie sanguine et une dernière sur la problématique «se dévêtir lors de l'examen physique». Ultimement, les tables rondes pourraient conduire à des prises de position (politique) de l'AMLFC... Le compte-rendu des tables rondes est publié régulièrement dans notre Bulletin ou fait l'objet d'un « Mot du président ».

Finances

En début de mandat, j'ai proposé les trois mots clés suivants: transparence, efficacitéet imputabilité, ce qui implique de se préoccuper aussi des opérations courantes. Toute dépense devrait pouvoir être approuvée par quiconque de nos membres. Cette stratégie a mené à:

• la mise au point d'un système de vérification de chacun des paiements effectués au cours du mois;
• l'application des recommandations du comité des finances pour réduire les dépenses inhérentes au congrès annuel;
• la révision des dépenses courantes au siège social (diminution du nombre de jours d'embauche du concierge, par exemple);
• l'abolition de certaines dépenses statutaires, dont l'adhésion au Mount Stephen Club;
• la réduction de près de la moitié des frais reliés à l'envoi de La Lettre Médicale;
• l'étude critique et la réduction du coût des envois postaux;
• la réduction de la fréquence de parution du Bulletin, désormais publié aux deux mois...

Plusieurs de ces mesures ont été prises à la suite d'enquêtes de besoins et d'analyses d'impact. L'effet de ces mesures ne sera davantage observable qu'au cours du prochain exercice financier, mais déjà nous terminerons avec un léger surplus. Une prochaine étape nous confrontera à la réduction des frais d'opération et de secrétariat qui correspondent actuellement à 55 % des dépenses annuelles.

Structures et planification stratégique

« Réviser les structures organisationnelles » avait été annoncé comme une priorité à court terme. Toute organisation a besoin, à intervalles réguliers, de redéfinir sa mission, de préciser ses enjeux et orientations et de développer un plan d'action réaliste et réalisable.

Une première étape a consisté à préciser les mandats de tous les comités et groupes de travail. Chacun des comités a été invité à se pencher sur une proposition de mandat général et spécifique, adopté par la suite par le Conseil d'administration. Afin d'améliorer la mémoire du système, les rôles des officiers de l'Exécutif ont aussi été révisés, de même que ceux du directeur général et du directeur des finances.

En mai 2005, à la suite d'une recommandation du comité des finances, le Conseil d'administration a décidé d'effectuer une activité de planification stratégique. L'AMLFC a retenu les services de M. André Morin, consultant en planification, bien connu pour ses compétences dans ce domaine. Au cours de l'été, un comité de pilotage et quatre sous-comités de travail – services, structures et finances, formation continue, affaires externes – ont été constitués. La planification stratégique, débutée officiellement le 25 août dernier, définit une démarche en trois temps:

• De septembre à décembre 2005, se basant sur une banque de données, les comités travailleront à préciser le contexte et les enjeux de la planification stratégique. C'est l'étape de « la compréhension ».
• De décembre 2005 à mars 2006, ils détermineront les orientations à retenir. C'est l'étape de « la décision ».
• D'avril à juin 2006, seront définies les priorités stratégiques d'un plan quinquennal. C'est l'étape de « l'action ».

Les travaux de chaque souscomité seront déposés au comité de pilotage, dont la tâche consiste à en faire la synthèse et à présenter rapport au Conseil d'administration. S'engager dans une planification stratégique sous-entend d'accepter le changement qui en découlera et d'avoir le courage et les capacités, y compris financières, de modifier les composantes de notre organisation.

Partenaires

L'AMLFC s'est adjoint divers partenaires pour offrir des services à ses membres, à savoir la Banque Nationale, L'actualité médicale, Burrowes Courtiers d'assurances et Voyages Malavoy.

De manière non anticipée, cette présidence s'est retrouvée engagée dans un processus de révision des ententes avec chacun de nos divers partenaires. Cela exige beaucoup de temps et de rencontres, et demande une juste dose de diplomatie pour atteindre nos objectifs, c'est-à-dire s'assurer que tous nos programmes répondent toujours aux besoins nouveaux de nos membres. Par exemple, les voyages associés au Colloque de médecine ambulatoire multidisciplinaire, malgré leur qualité, sont considérés trop coûteux par la jeune génération et les retraités. Deuxièmement, en faisant affaire avec l'AMLFC, nos partenaires bénéficient d'une clientèle privilégiée qu'ils ont tout le loisir de solliciter. L'Association n'entend plus utiliser ses ressources financières pour faciliter les projets de ses partenaires; notre clientèle représente une valeur qui doit être reconnue. Troisièmement, nous demandons à nos partenaires plus de transparence et nous entendons développer de meilleurs mécanismes de vérification-contrôle. Ainsi, nous avons demandé à Voyages Malavoy d'établir un budget pour chaque colloque-voyage et de présenter un état financier détaillé après ledit colloque. Nous avons entrepris cette même démarche avec chacun de nos partenaires.

Cette façon de faire représente un changement organisationnel pour lequel nous avons obtenu l'accord unanime des membres du Conseil d'administration. Cela exige des négociations délicates avec nos partenaires, puisque, pour l'instant, il nous apparaît plus facile de continuer à travailler avec ceux qui connaissent notre culture. Nous avons tous vécu avec « douleur et consternation » l'affaire Norbourg et celle de Services financiers Dr, devenus Gestion d'actifs Perfolio.

Formation médicale continue

Le comité de la formation médicale continue (FMC), qui bénéficiait déjà d'un noyau de fidèles et compétents contributeurs, s'est enrichi de nouvelles recrues. Le départ du Dr Wilhelm B. Pellemans après vingt ans de présidence a entraîné la problématique de son remplaçant.

Le Dr Sébastien Toussaint, secrétaire de l'Association, a accepté généreusement d'assurer la présidence par intérim; nous le remercions vivement de l'engagement et de la compétence dont il fait preuve. D'autre part, le Dr Marie-Françoise Mégie, qui siège au comité depuis cinq ans, a accepté d'assurer la relève à partir du 1e r novembre 2005, pour un mandat de cinq ans. Elle sera aussi responsable de préparer la prochaine visite d'agrément, qui aura lieu en juin 2006.

Le comité de la FMC aura donc un agenda fort occupé en 2005-2006 puisqu'il sera aussi responsable de l'élaboration du programme scientifique du premier Forum francophone de médecine, qui se tiendra en 2006. Sous l'égide du comité et en partenariat avec L'actualité médicale, une vaste enquête de besoins a été instaurée à l'automne afin de préciser subséquemment le contenu des activités de FMC, y compris celles du Forum.

Site Internet

Nous offrons toutes nos félicitations au Dr Jean Léveillé qui, avec assiduité et ténacité, a poursuivi au cours de cette dernière année le développement du site Internet de l'Association, en collaboration avec le service d'informatique de la faculté de médecine de l'Université de Sherbrooke et Mme Caroline Désilets, responsable de son élaboration.

Grâce au soutien de Pfizer, le site a créé un lieu de formation en ligne qui devrait être activé prochainement, programme développé par l'Université de Saint-Jean à Terre-Neuve. L'AMLFC est ainsi le dépositaire des programmes francophones de l'Université. Visitez notre site : www.amlfc.org.

Le site continue de s'enrichir. Il devient une vitrine contribuant à la visibilité de l'Association. À preuve, le taux de fréquentation mensuel est passé de 9 800 visites en août 2003 à 31 000 visites en août 2005. Nonobstant ce succès, notre interrogation demeure la même: le site sert-il uniquement une population extérieure à l'AMLFC ou est-il davantage consulté par nos membres?

Partenaires sociaux

Un des objectifs à moyen terme consistait à revoir la position de l'AMLFC vis-à-vis de ses partenaires sociaux. Un comité de travail sur les affaires externes (dans le cadre de la planification stratégique) abordera cette question.

Enfin, nous avons souhaité prendre contact avec tous les partenaires sociaux afin de se faire connaître, d'explorer de nouveaux champs d'entraide et d'innover. Avec le vice-président de l'AMLFC, le Dr Jean-Marie Martel, nous avons rencontré les dirigeants de la FMSQ, les Drs Yves Dugré, président et Jean Robert, directeur des affaires économiques. Lors de la réunion annuelle de l'AMC, tenue à Edmonton en août 2005, nous avons aussi renoué contact avec les dirigeants de l'AMQ. Également à l'agenda, des rencontres avec le Dr Alain Pavilanis, président du CMFC, et le Dr Gilles Hudon. Enfin, l'AMLFC entend établir une nouvelle collaboration en formation médicale avec les compagnies pharmaceutiques, dont Pfizer. Par ces multiples contacts, nous souhaitons mieux cerner la culture organisationnelle de nos partenaires sociaux et explorer la possibilité de développer ensemble des projets.

En terminant, je remercie chaleureusement tous les membres de l'Exécutif, et plus particulièrement le Dr Jean-Marie Martel, avec qui j'ai eu l'occasion de faire équipe, de façon harmonieuse et dynamique, tout au long de cette première année à la présidence. Nos contacts et nos activités ont été facilités grâce aux bons soins de la permanence et de nos deux inséparables collaborateurs, M. André de Sève, directeur général de l'Association, et M. Gilles Lapierre, directeur des finances. Le mot de la fin est un grand merci à tous les membres des comités et à leurs présidents, dont le travail bénévole permet à l'AMLFC d'être ce qu'elle est et d'envisager un avenir prometteur. Merci à tous! ]  

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